Manque d'espace dans les locaux, recherche de proximité avec les clients, diminution des coûts de déplacement, raisons juridiques sont autant de motifs pouvant amener une entreprise à délocaliser son activité. Ce processus assez complexe nécessite une préparation et une exécution minutieuses pour une pleine réussite. Comment effectuer un déménagement de société ?
Impliquez vos employés du début jusqu'à la fin du déménagement de l'entreprise
La délocalisation de vos bureaux constitue un changement radical dans la vie de la société. Il l'est d'autant plus pour vos salariés. Ces derniers doivent en effet composer avec une modification de leurs durées de trajet, de nouvelles conditions de travail et implications administratives. Il importe de les faire participer activement en leur montrant clairement les avantages de ce déménagement. Vous devez les informer plusieurs mois à l'avance pour leur permettre de mieux s'y préparer.
Vous pouvez aussi recueillir sous anonymat leurs avis et apports sur votre projet. Pour cela, il faut déléguer des responsables par service pour s'assurer du bon déroulement de ces activités préalables au déménagement. Bien faire identifier votre personnel au projet est une base essentielle de la réussite de ce dernier.
Trouvez de nouveaux locaux adaptés aux besoins de l'entreprise
Pour la recherche de vos nouveaux locaux, prenez en compte les motifs du déménagement et votre budget pour choisir des bureaux dont la localisation et le plan de construction conviennent à votre projet. Il s'agira d'analyser minutieusement les clauses de votre nouveau bail afin de décider s'il faut y adhérer ou pas. Dans certains cas, vous pourrez envisager la réalisation de travaux de rénovation supplémentaires des nouveaux locaux qui doivent être terminés avant l'emménagement. Au moment opportun, faites visiter à vos salariés les nouveaux locaux finalisés.
Établissez un cahier des charges exhaustif pour l'exécution de votre projet de déménagement d'entreprise
Il faut faire une planification détaillée de tout le processus de délocalisation. On commence par identifier et prioriser les activités de déménagement à mener en fonction des équipements à transférer (mobilier de bureau, ordinateurs, archives physiques…). Ceci débouche sur l'élaboration d'un calendrier qui mentionne précisément à quel moment et sur quelle durée chaque opération sera menée.
Par ailleurs, il faudra choisir également le déménageur professionnel qui propose la formule de déménagement appropriée à votre situation. Ce choix se fera évidemment en fonction de votre budget et des devis que diverses sociétés spécialisées vous ont présentés. Ici aussi, il est judicieux de déléguer un responsable par service qui devra s'assurer que chacun de ses subordonnés comprend et joue pleinement le rôle qui est le sien dans le plan de déménagement défini. Chaque employé doit continuellement préparer ses cartons pour être prêt le jour J. Cela permet de gagner un temps considérable.
Faites appel à un professionnel du déménagement de société
Les déménageurs professionnels disposent des compétences et de l'expertise requises pour mieux vous accompagner à chaque étape du projet. Ils disposent de la logistique adaptée pour transférer, à temps et en toute sécurité, toutes vos affaires. Il suffit d'exprimer clairement vos besoins au prestataire qui se chargera de vous proposer des prestations efficaces et sur mesure.
Pour faire votre déménagement à un prix moins cher, vous pouvez vous servir de Demapp.fr pour demander des devis aux meilleurs déménageurs de votre région. Avec nos déménageurs professionnels, vous avez accès à un service de grande qualité, et respectueux de l'environnement. La gestion des démarches administratives, la prise en charge à 100% de tout le processus de déménagement et une bonne couverture d'assurance font partie des atouts des services qu'ils offrent.
Prenez définitivement possession de votre nouveau lieu de travail
Il vous faudra enfin, procéder au grand nettoyage de l'ancien et du nouveau siège de votre société et faire connaître votre nouvel emplacement à vos clients. Pour ce faire, vous pouvez mentionner la nouvelle adresse sur les courriers ou documents de la société, la mentionner auprès des diverses structures sociales et fiscales compétentes (Centre des impôts, Préfecture, Caisse de retraite, Sécurité sociale, etc.).
En somme, pour le déménagement de votre société, assurez-vous de définir avec vos collaborateurs un plan cohérent du déroulement des opérations. Faites également appel à une entreprise spécialisée en déménagement pour la réussite totale du transfert de vos locaux professionnels.