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Déménagement administratif de son entreprise

La vie d'une entreprise, peu importe sa taille ou le secteur dans lequel elle évolue, est jalonnée de décisions ainsi que de tournants que l'on doit absolument prendre avec assurance.

La vie d'une entreprise, peu importe sa taille ou le secteur dans lequel elle évolue, est jalonnée de décisions ainsi que de tournants que l'on doit absolument prendre avec assurance. Le déménagement administratif est incontestablement l'un des virages les plus délicats à négocier du fait qu'il requiert beaucoup de rigueur en matière d'organisation sous peine de s'opérer au détriment de la productivité de l'entreprise. Voici un tour d'horizon des différentes étapes clés jalonnant le déménagement administratif d'une entreprise.

déménagement administratif entreprise

Bien choisir la date du déménagement administratif

Cette étape est à ne surtout pas négliger pour éviter que le transfert du siège social ne ralentisse et ne perturbe le bon fonctionnement de l'entreprise. Il apparaît préférable de le faire soit durant le weekend, soit en période creuse, soit en période estivale.

Informer ses salariés sur le déménagement administratif

Le responsable des ressources humaines de l'entreprise est dans l'obligation d'informer au plus vite l'ensemble des salariés concernant le déménagement administratif afin que personne ne soit pris au dépourvu et que chaque collaborateur ait le temps de contribuer à la préparation et l'organisation du transfert.

Qui dit déménagement administratif, dit formalités administratives

Nul n'est sans savoir qu'un déménagement administratif s'accompagne d'une multitude de formalités administratives sur lesquelles on ne doit en aucun cas faire l'impasse. Parmi celles-ci, on cite principalement les échanges avec la banque, l'URSSAF, la Sécurité sociale, les prestataires, les clients… À cela s'ajoute la gestion des contrats d'électricité, d'eau, de ligne téléphonique, de gaz, d'assurance, etc. Soulignons que la résiliation dans l'ancien local et l'activation dans le nouveau se doit d'être infaillible. Dans le cas où l'entreprise qui désire transférer son siège social est locataire, elle est dans l'obligation d'envoyer un préavis au bailleur.

En outre, un déménagement administratif doit également faire l'objet d'une déclaration au CFE compétent. La publication d'un avis de modification dans le journal d'annonces légales (JAL) est aussi obligatoire, sans compter le fait d'informer le CE et le CHST, si la société compte plus de 50 salariés. Il est également nécessaire de mettre à jour ses documents professionnels ainsi que son site internet avec la nouvelle adresse.

Choix du prestataire de déménagement

Avant de s'attaquer au volet logistique du déménagement administratif, l'entreprise a tout intérêt à comparer les services des déménageurs pour ensuite sélectionner celui qui correspond le mieux à ses attentes. Dans ce cas, il est nécessaire de réaliser plusieurs devis. Lors de la mise en concurrence, au-delà des formules proposées, on doit porter une attention particulière aux assurances proposées par chacun des prestataires sélectionnés.

Une fois le prestataire choisi, l'entreprise doit en effet s'assurer en bloquant la date et en réservant les véhicules et cubages nécessaires pour le transport des biens.

Qu'en est-il du volet logistique ?

L'entreprise qui s'apprête à transférer son siège social doit organiser avec le déménageur et les salariés concernés une réunion d'organisation. Le but étant de déterminer qui devra assurer quelle tâche, quelles affaires et quels documents à déménager ou à jeter, etc. Durant cette étape, il est nécessaire d'effectuer un tri dans chaque bureau, de dresser un inventaire du parc informatique et d'emballer puis étiqueter les équipements et cartons pour éviter qu'ils ne s'éparpillent durant le déménagement administratif.

Le jour J, le déménageur n'a plus qu'à charger les cartons dans le camion de déménagement pour ensuite les acheminer et les dispatcher à l'arrivée selon les indications qui figurent sur les étiquettes.

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